Examens : Espace réservé aux enseignants

Examens : Espace réservé aux enseignants2018-12-10T15:58:57+00:00

• Les surveillants sont désignés par la Faculté des Sciences.
• Il convient que la surveillance d’une épreuve soit dans la mesure du possible confiée en priorité aux enseignants de cette UE.
• Les surveillances de chaque enseignant doivent lui être communiquées au minimum deux semaines avant les dates des épreuves.
• Il appartient aux enseignants de signaler à la Faculté des Sciences leurs indisponibilités pendant la période des examens ainsi que les surveillances effectuées pour des épreuves non organisées par la Faculté des Sciences
• Les surveillants doivent être présents dans la salle 30 minutes avant le début de l’épreuve.
• La liste des étudiants autorisés à composer, les enveloppes contenant les sujets ainsi que le matériel (copies, brouillons) nécessaire sont fournis par la Faculté des Sciences.
• Le responsable de la salle d’examen a toute autorité pour prendre les mesures nécessaires au bon déroulement de l’épreuve.
En particulier :
– en rappelant aux étudiants de respecter le silence à la fin de l’épreuve afin de ne pas déranger les étudiants bénéficiant d’un tiers temps aux examens.
– ou en cas d’absence massive d’étudiants due à des évènements exceptionnels (intempéries, grève des transports,…), il peut solliciter de la direction de la Fac des Sciences le report de l’épreuve.

Déroulement des épreuves :

• L’enveloppe contenant les sujets doit être ouverte à l’heure indiquée pour le début de l’épreuve.
• L’heure effective de début de l’épreuve correspond à la fin de la distribution du sujet. Cette heure doit être indiquée aux étudiants ainsi que l’heure de fin, conformément à la durée de l’épreuve indiquée par l’enseignement.
• Les surveillants doivent procéder dès le début de l’épreuve au contrôle de l’identité des étudiants. Ceux-ci doivent justifier de leur identité et de leur qualité d’étudiant en fournissant une pièce d’identité ou leur carte d’étudiant. La liste d’émargement est signée par l’étudiant après justification de son identité.

• Les surveillants doivent vérifier que les étudiants n’utilisent que le matériel et
les documents spécifiquement autorisées sur l’enveloppe contenant les sujets.
• La seconde liste d’émargement doit être signée par les étudiants à leur sortie de l’épreuve, après remise de leur copie.
• Le responsable de la salle d’examen doit remplir le procès-verbal de l’épreuve en y faisant figurer:
• La liste des surveillants présents, signée par ceux-ci
• le nombre d’étudiants présents, le nombre d’absents, le nombre d’étudiants non-inscrits.
• Les observations ou incidents constatées pendant l’épreuve.
Ce procès-verbal complété doit être remis à l’administration de la Faculté des Sciences.
• Les copies remises doivent être comptées et remises à l’enseignant correcteur ou à son mandataire.

Procédure d’instruction des fraudes

Sont considérées comme fraude aux examens :
• la communication avec autrui dans la salle d’examen ou hors de celle-ci.
• L’utilisation de documents non autorisés.
• Le plagiat
• L’utilisation de matériel non autorisé. En particulier, l’utilisation de téléphone mobile ou de tout autre appareil électronique est strictement interdite pendant les épreuves. Ces appareils doivent être éteints et placés hors de portée immédiate des étudiants. L’utilisation de traducteurs électroniques est tolérée et le responsable de l’épreuve peut à tout moment en contrôler le fonctionnement.

=> Procédure à suivre en cas de soupçon de fraude

• Le responsable de la salle d’examen est seul juge d’une tentative de fraude.
• En cas de fraude ou de tentative de fraude, le responsable de la salle d’examen doit prendre toutes les mesures pour faire cesser immédiatement la fraude, sans toutefois interrompre la participation de l’étudiant à l’épreuve, sauf en cas de trouble manifeste au bon déroulement de l’épreuve.
• Il doit saisir les pièces et/ou matériels permettant d’établir ultérieurement les faits.
• Il dresse un procès-verbal contresigné par les autres surveillants et par le ou les auteurs de la fraude ou de la tentative de fraude. En cas de refus de contresigner, mention est portée au procès-verbal.
• Il doit porter la fraude à la connaissance du responsable du jury et de la direction de la Faculté des Sciences qui pourront demander à la présidence de l’Université  la saisine du conseil de discipline du Conseil d’Administration de l’établissement.
• Dans le cas où l’étudiant est autorisé à continuer l’épreuve, sa copie doit être traité comme les autres et aucune mention particulière ne doit y figurer . Le jury doit délibérer sur le cas de l’étudiant concerné de la même façon que pour les autres étudiants.

Aucune attestation ou relevés de note ne peut être délivré à l’étudiant avant que la section disciplinaire compétente ait définitivement statuée.

=> Instruction de la fraude

• Elle est sous la responsabilité de la commission disciplinaire du Conseil d’Administration.
• Le responsable de l’épreuve remet au président de cette commission un rapport détaillé des faits et les éventuelles pièces justificatives. Ces documents doivent être également transmis aux étudiants concernés.
• Le président de la commission disciplinaire réunit une commission d’instruction formée par deux enseignants (dont l’un sera désigné comme rapporteur) et un représentant étudiant. Cette commission peut entendre les surveillants et l’étudiant concerné.
• Les sanctions applicables sont
– l’avertissement
– le blâme
– l’exclusion temporaire de l’établissement pour une durée maximale de 5 ans, assortie éventuellement du sursis.
– l’exclusion définitive de l’établissement
– l’exclusion   temporaire de tout établissement d’enseignement supérieur pour une durée maximale de 5 ans.
– l’exclusion  définitive  de tout établissement d’enseignement supérieur.
• Ces sanctions peuvent entraîner la nullité de l’épreuve.
• Les étudiants sanctionnés peuvent faire appel devant le Conseil National de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche dans un délai de deux mois à compter de la notification de la décision.

Pour accéder à l’application, il faut se connecter à l’ENT puis cliquer sur l’onglet « saisie de notes » :

Voici un guide d’utilisation détaillé.

Les notes peuvent être saisies soit  en ligne ou par extraction/importation d’un fichier csv utilisable dans Excel. Pour chaque UE peuvent apparaitre plusieurs épreuves : C= Contrôle continu, T= Travaux pratiques, E = examen écrit terminal. Il est possible grâce à l’onglet « saisir un filtre » de trier une population d’étudiants (par groupes de TD, par exemple, comme dans l’application de l’annuaire étudiant).
Attention ! Lors de la procédure d’extraction/importation il ne faut apporter aucune modification au fichier (ne pas rajouter de ligne, ne pas corriger un nom etc….) ; seules les colonnes notes et barèmes doivent être renseignées. Ici, le guide d’utilisation Import-Export.

Si des étudiants ont suivi votre UE mais ne figurent pas dans la liste, vous devrez transmettre leur note à la scolarité qui procèdera à la saisie après la fermeture de l’application.

Une fois les notes saisies, vous pourrez les modifier jusqu’à la fermeture de l’application.

Afin de vous venir en aide dans l’utilisation de cette nouvelle application nous mettons à votre disposition l’adresse mail sos-snw@umontpellier.fr. Afin de vous aider efficacement, nous vous recommandons de décrire avec précisions la nature du problème rencontré.

-Je renseigne correctement les MCC :                  Organisateur examen écrit : FDS

-La FDS se charge de toutes les formalités. (convocations ; surveillances….)

Par contre :

-Vous devez apporter le sujet d’examen au plus tard 72 heures avant le début de l’épreuve au Pôle Examen.

-Vous devez communiquer les notes aux services de scolarité via le support SNW.

-Vous devez renseigner correctement les MCC :      Organisateur examen écrit : enseignant

-Vous devez avertir les étudiants de la date et de l’heure de l’examen écrit 15 jours avant la date de l’épreuve (au minimum)

– Vous devez réserver si besoin une (des) salle(s) d’examen auprès du service planning de la FDS.

– Vous devez vous charger de la surveillance de l’examen ainsi que de l’émargement des étudiants

– Vous devrez apporter le sujet d’examen le jour J.

– Vous devez apporter les copies d’examens. (Les copies sont disponibles auprès du service logistique de la FDS).

– Vous devez communiquer les notes aux services de scolarité via le support SNW.

Méthodologie retenue

Sont considérés prioritairement comme personnel de surveillance, les personnes qui interviennent pédagogiquement dans l’UE concernée. (Renseignements extraits de SENSEI)

Si toutefois, pour une UE qui dépend d’un département d’enseignement, le nombre d’étudiants à surveiller devait être  important (UE de licences notamment), et si le nombre d’intervenants pédagogique devait ne pas suffire (Nombre d’intervenants trop faible, personnes déclarées indisponibles, ou personnes déjà affectées à une autre surveillance au même instant…), il a été convenu , à défaut , et en l’absence de volontaires, de puiser alphabétiquement dans le listing de l’ensemble du personnel de ce même département (listing validé par le chef de département).

Ceci jusqu’à obtenir le nombre de surveillants nécessaire et ainsi de suite.
Évidement lors du prochain besoin de renforts, la liste sera reprise à l’endroit où elle s’est arrêtée.

C’est la raison pour laquelle quelquefois ; des personnes peuvent être amenées à se retrouver de surveillance dans un module de leur département et dans lequel elles n‘interviennent pas.

Pour information et /ou rappel :

«  En cas d’absence de l’enseignant le jour de l’épreuve, celui-ci veille à désigner un enseignant susceptible de pouvoir fournir toutes les explications et clarifications jugées nécessaires suite à la distribution du sujet  »
Extrait du règlement des études de l’Université de Montpellier.

(…) 1° Pour moitié, par les services d’enseignement déterminés par rapport à une durée annuelle de référence égale à 128 heures de cours ou 192 heures de travaux dirigés ou pratiques ou toute combinaison équivalente en formation initiale, continue ou à distance. ces services d’enseignement s’accompagnent de la préparation et du contrôle des connaissances y afférents. Ils sont pris en compte pour le suivi de carrière réalisé dans les conditions prévues à l’article 18-1 du présent décret (..)

Extrait de l’article 7 du décret du 6 juin 1984 fixant les dispositions statutaires  communes applicables aux enseignants-chercheurs et portant statut particulier du corps des professeurs des universités et du corps des maitres de conférences.