Personnels administratifs et techniques

Deux nouveaux outils (PLANUM et LOGECA) remplacent ADHOC et sont accessibles aux personnels BIATSS titulaires et contractuels sur l’ENT, rubrique « mon dossier ».

• L’application PLANUM (PLANning UM) a pour objet la déclaration des plannings horaires hebdomadaires.
• L’application LOGECA (LOgiciel de GEstion des Congés et Absences) a pour objet le suivi des congés, des autorisations d’absence et des jours de télétravail.

Les référentes pour ces applications sont Mme DIEMERT et Mme PIRAUX, pour les problématiques éventuellement rencontrés vous pouvez vous adresser à : logeca-assistance@umontpellier.fr et
planum-assistance@umontpellier.fr

Pour les agents titulaires et les agents en contrat à durée indéterminée, les jours de congés qui ne peuvent pas faire l’objet d’un versement sur le CET doivent être consommés avant le 31 décembre.

Dans le cas contraire, ils seront perdus : tous les congés acquis durant la période de référence – l’année universitaire – et non pris au 31 décembre suivant feront l’objet d’une remise à zéro dans l’application ADHOC en janvier.

Pour les personnels contractuels sous contrat à durée déterminée, comme stipulé dans leur contrat de travail, le congé annuel doit nécessairement être pris avant la fin de la période d’engagement et ne donne lieu à aucune indemnité compensatrice.

Exercice du droit d’option pour les jours au-dessus du seuil de 15 jours épargnés entre le 1^er janvier 2024 et le 31 janvier 2025.

1ère Campagne de télétravail – entre juin et juillet :

La campagne de télétravail s’opérant entre les mois de juin et juillet est destinée en grande majorité pour le renouvellement des agents titulaires et contractuels bénéficiant déjà du télétravail, et/ou aux agents étant arrivés en cours d’année après le 1er février, pour une prise d’effet au 1er septembre et jusqu’au 31 août.

2ème Campagne de télétravail – entre novembre et décembre :

La seconde campagne de télétravail s’opérant entre les mois de novembre et décembre est destinée aux agents titulaires et contractuels étant arrivés en début d’année pour une prise d’effet au 1er février et jusqu’au 31 août.

Les demandes de télétravail s’opère en ligne avec l’application DématUM, accessible depuis l’ENT UM dans la rubrique « Outils ».

Indeminisation :

Le décret du 26 août 2021, relatif au versement de l’allocation forfaitaire de télétravail, fixe les modalités et conditions de versement de cette indemnité aux agents titulaires et contractuels de la Fonction Publique. Conformément à la réglementation, cette allocation sera versée chaque trimestre à terme échu aux télétravailleurs autorisés par l’établissement (personnels titulaires et contractuels BIATSS). L’indemnisation des jours télétravaillés sera indemnisée tous les trimestres. Le montant de l’indemnisation est plafonné à 282,24€ pour l’année civil 2024. Le calcul du nombre de jour télétravaillé par agent sera automatisé à partir de l’application LOGECA, ce qui permettra aux agents d’être indemnisés sans avoir à en formuler la demande expresse. Quelques précisions suite aux questions que vous nous avez adressées :

• Il convient de saisir les jours de télétravail fixes ET flottants réalisés dans l’outil LOGECA,
• L’indemnité journalière de télétravail est de 2€88 / jour télétravaillé, et de 1€44 par 1/2 journée de télétravail fixe (rappel : les jours flottants ne sont pas fractionnables en 1/2 journée),
• Cette indemnité est réservée aux agents BIATSS titulaires et contractuels de droit public disposant d’une autorisation de l’Université pour le télétravail annuel, ou le télétravail pour raison de santé ou au titre du handicap (le travail à distance n’est pas indemnisé),
• Rappel de la charte du télétravail à l’UM, article 7.1 : « Quelle que soit l’organisation de travail souhaitée par l’une des trois modalités de télétravail, la durée hebdomadaire minimale de présence sur le lieu d’affectation ne peut être inférieure à 2 jours par semaine ».

Télétravail dérogatoire –

Depuis le 24/05/2023, les demandes de télétravail pour raison de santé, état de grossesse, proche aidant se font sur l’application DEMATUM – onglet télétravail dérogatoire.

Si vous souhaitez un accompagnement, nous vous invitons à contacter le service de coordination des missions transverses de la DRH à l’adresse suivante : drh-referent-teletravail@umontpellier.fr. Vous pourrez trouver plus d’informations sur ce lien.

Télétravail handiversité –

Pour les agents titulaires et contractuels qui sont concernés par le télétravail handicap, vous devez nous informer de votre situation, afin qu’un mail informatif vous soit adressé, portant en détail la procédure à suivre.

Les demandes de télétravail handicap ne sont pas liées à une campagne. Ces demandes peuvent être réalisées au fil de l’eau tout au long de l’année. Elles seront validées à la suite d’une commission spécifique. Cette commission se réunit mensuellement.

Si vous êtes un nouvel agent, et que vous souhaitez bénéficier de la campagne télétravail handicap, nous vous invitons à nous contacter, afin de pouvoir vous accompagner dans cette démarche.

Si vous souhaitez un accompagnement, nous vous invitons à contacter le service de coordination des missions transverses de la DRH à l’adresse suivante : dvc-handicap-personnels@umontpellier.fr . Vous pourrez trouver plus d’informations sur ce lien.

La campagne « fiche de poste / entretien professionnel et de formation 2024 » des agents BIATS se déroule de juillet à fin septembre. Les entretiens professionnels et de formation se dérouleront au travers de l’application UMC2 (Université Montpellier Carrière Compétences) qui a remplacé DEPFOS.

Pour rappel, seuls les personnels BIATSS titulaires ainsi que les personnels BIATSS et chercheurs contractuels dont le contrat a une durée supérieure ou égale à 6 mois sont concernés par la campagne.

Les documents pouvant vous aider à préparer votre entretien sont disponibles dans l’article intranet ci-après : https://intranet.umontpellier.fr/campagne-fiche-de-poste-entretien-professionnel-et-de-formation/#more-362970

Pour cette campagne 2024, il n’y aura pas de mise à jour de la fiche de poste pour les anciens agents. Seuls les nouveaux agents et les agents ayant changé de fonctions durant l’année universitaire 2023/2024 utiliseront le modèle de fiche de poste au format Word disponible dans l’intranet et dans UMC2. 

La saisie des comptes rendus d’entretiens professionnel et de formation s’effectuera via l’espace numérique de travail (ENT) au moyen de l’application UMC2 (accès : « MON DOSSIER » / « UMC2 »). A noter : si la vignette UMC2 ne s’affiche pas dans votre espace ENT, je vous remercie de bien vouloir vous déconnecter et vous ré-authentifier.

Les référentes UMC2 pour les agents et les N+1 de l’UFR Sciences répondront à vos questions sur  fds.gestionrh@umontpellier.fr et veilleront à vous accompagner dans vos démarches.

Compte tenu des activités du pôle en cette période et jusqu’en décembre, nous attirons votre attention sur la nécessité de réaliser votre entretien professionnel le plus rapidement possible.

Par principe, les fonctionnaires et les agents contractuels de droit public doivent consacrer l’intégralité de leur activité professionnelle à leur emploi dans la fonction publique. A titre exceptionnel et sous certaines conditions, ils peuvent exercer une activité accessoire.

Cette activité doit être compatible avec les fonctions qui sont confiées à l’agent et ne pas affecter leur exercice. Elle ne doit pas porter atteinte au fonctionnement normal, à l’indépendance et à la neutralité du service.

Elle se déroule obligatoirement en dehors des heures de service de l’agent.

En fonction du type d’activité secondaire, vous devez faire, au préalable du démarrage de l’activité :

• Soit la Déclaration : Si votre activité est liée à l’enseignement, la formation ou la recherche et si elle se déroule au sein d’un établissement public, une application dédiée est dorénavant disponible pour effectuer votre démarche directement sur l’espace ENT – ICI
• Soit l’Autorisation : Pour d’autres types d’activités, transmettez un formulaire de demande d’autorisation au moins 1 mois avant le début de l’activité. Obtenez l’avis de vos responsables et soumettez-le par e-mail à votre secrétaire de département pour première vérification et transmission au pôle GAC.

La Déclaration :

La procédure est totalement dématérialisée, vous trouverez l’application de déclaration des cumuls d’activités sur l’ENT / Mon dossier.

Pour rappel : la déclaration de cumul d’activités doit être saisie 15 jours au moins avant le début de l’activité envisagée, accompagnée des pièces justificatives (invitation, contrat de travail, lettre de mission…) à télécharger dans l’application en fin de déclaration.

Le service de gestion de la DRH contrôle la demande. L’agent reçoit un mail automatique d’accusé de réception.

Pour les personnels BIATSS, le contrôle du planning et de l’état des congés sera effectué directement sur l’application LOGECA par le service de la DRH.

L’agent reçoit un mail de validation de la demande.

L’autorisation :

Un formulaire de demande d’autorisation renseigné et signé par l’agent doit être transmis 1 mois au moins avant le début de l’activité envisagée, accompagné des pièces justificatives (documents relatifs à l’activité accessoire : contrat de travail, lettre de mission…).

• Je suis personnel BIATSS titulaire : Demande d’autorisation de cumul d’activités
• Je suis personnel BIATSS contractuel-le : Demande d’autorisation de cumul d’activités

Le dossier devra être transmis par mail au pôle RH GAC – fds.gestionrh@umontpellier.fr – au plus tard 5 semaines avant le début de l’activité.

Si l’activité que vous envisagez ne répond pas aux conditions prévues pour les procédures de déclaration ou de demande d’autorisation décrites ci-dessus, vous pouvez obtenir des renseignements auprès de votre service de gestion à la DRH :

Pour les personnels BIATSS : drh-biatss-gest-ind@umontpellier.fr

Pour les personnels contractuels : drh-contractuels-contact@umontpellier.fr  Plus de détails sur l’Intranet : https://intranet.umontpellier.fr/cumul-dactivites-accessoires/

Le « forfait mobilités durables » est un dispositif qui permet aux agents d’être indemnisés au titre de leurs déplacements domicile-travail dès lors qu’ils se déplacent en vélo personnel (ou vélo électrique) ou en covoiturage.

• PERSONNELS CONCERNÉS

 Sont concernés : L’ensemble des personnels rémunérés par l’établissement

Sont exclus : Les personnels non permanents : vacataires d’enseignement, vacataires IA et contrats horaires.

 PERIODES/ECHEANCES

 La campagne est ouverte de début décembre à mi-janvier. Le dossier est à retourner, complété des pièces justificatives, par courrier interne ou par voie dématérialisée au service de gestion RH de l’agent :

 Pour les personnels administratifs :

• par courrier interne : au service de gestion des personnels BIATS case courrier 0416
• ou par courriel à l’adresse : drh-biats-gest-ind@umontpellier.fr

Pour les personnels enseignants (et enseignants non titulaires hospitalo-universitaires) :

• par courrier interne : au service de gestion des personnels enseignants case courrier 0415
• ou par courriel à l’adresse : drh-ens-gest-ind@umontpellier.fr

Pour les agents contractuels administratifs, recherche et enseignants :

ou par courriel à l’adresse : drh-contractuels-gestco@umontpellier.fr

par courrier interne : au service des personnels contractuels, case courrier 7002

La Participation à la Protection Sociale Complémentaire (PSC) est un dispositif qui vise à prendre en charge une partie du coût de la complémentaire santé.

Sont concernés : L’ensemble des personnels rémunérés par l’établissement

Sont exclus : Les personnels non permanents : vacataires d’enseignement, vacataires IA et contrats horaires.