Le pôle Gestion Administrative et Carrières gère les aspects suivants :

  • Préparation des campagnes d’emploi : définition des fiches de poste en lien avec les chefs de département et de services et des campagnes de concours.
  • Préparation des recrutements des agents non titulaires (fiches de poste, demandes de recrutement, suivi des signatures de PV d’installation et contrats de travail).
  • Préparation des campagnes de promotions (Liste d’aptitude, tableau d’avancement)
  • Gestion de l’enveloppe budgétaire de masse salariale sur budget propre
  • Suivi des campagnes annuelles de fiches de poste et entretiens professionnels
  • Mise en œuvre de la politique RH spécifique de la FdS dans le respect des décisions de l’UM et de la réglementation en vigueur.
Faisant suite au récent courriel de Monsieur le Président de l’Université relatif au Plan de Reprise des Activités – PRA – de notre Établissement ainsi que de la collecte des besoins pour le travail à distance, veuillez trouver ci-après des éléments complémentaires d’information concernant votre situation administrative et sa mise à jour dans l’application ADHOC :
Plusieurs cas se présentent :
Vous êtes en ASA et ne pouvez pas passer au travail distance – raison garde d’enfant ou autre – => continuer de saisir votre situation en « autorisation spéciale d’absence ».
Vous êtes en ASA et pouvez passer au travail à distance – récupération de matériel – => saisissez votre situation en « autorisation de travail à distance » à compter du jour où vous disposerez du matériel nécessaire. Établissez également la fiche de formalisation TT3.
Vous travaillez à distance et le restez => continuez de saisir votre situation en « autorisation de travail à distance ».
Vous travaillez à distance et vous reprenez une activité partiellement sur site => continuez de saisir votre situation en « autorisation de travail à distance », sauf pour les journées sur site, qui ne font l’objet d’aucune saisie.
Vous êtes en ASA et vous reprenez une activité partielle ou complète sur site => continuez de saisir votre situation en « autorisation de travail à distance » uniquement pour les journées non travaillées à domicile, aucune saisie en cas de reprise complète de l’activité sur site.
LISTE d’APTITUDE et TABLEAU d’AVANCEMENT AENES 2020 :
– Date limite de dépôt des candidatures au pôle GAC : 1er avril 2020
– Date d’envoi des dossiers et du classement par l’UFR à la DRH : 8 avril 2020
LISTE d’APTITUDE ITRF 2020 :
– Date limite de dépôt des candidatures au pôle GAC : 16 décembre 2019
– Date d’envoi des dossiers et du classement par l’UFR à la DRH : 6 janvier 2020
– Agents proposés en CPE : https://intranet.umontpellier.fr/liste-des-personnels-itrf-de-luniversite-proposes-aux-listes-daptitude-apres-avis-de-la-cpe/

TABLEAU d’AVANCEMENT ITRF 2020
« Cette campagne est en cours selon le calendrier suivant :
– Date limite de dépôt des candidatures au pôle GAC : 30 avril 2020
– Date d’envoi des dossiers et du classement par l’UFR à la DRH : 7 et 11 mai 2020« 

Les concours ITRF et AENES

Concours : Informations réglementaires

Quelques clés pour préparer les concours ITRF …

Descriptif des concours, épreuves
Connaissances des métiers : REFERENS et répertoire des métiers.
Connaissances de l’environnement Enseignement supérieur
Connaissances de l’actualité publique
Méthodologie  : le guide PARFAIRE  et le guide du candidat ITRF

Nous vous invitons également à consulter le Site de l’UM – Service des concours

N’oubliez pas de visiter les sites des universités où vous êtes susceptibles d’être admissible, de découvrir leur organisation, leur organigramme, leur actualité propre.

Offres d’emploi

Pour des besoins ponctuels ou lors de vacances de postes d’agents titulaires, la Faculté des Sciences est amenée à procéder à des embauches d’agents non titulaires sous contrat de droit public.

Il peut s’agir de :
+ Contrat à durée déterminé d’une durée de 12 mois, à temps partiel ou plein
+ Contrat à durée déterminé d’une durée inférieure ou égale à 10 mois, à temps partiel ou plein
+ Contrat à durée déterminée à temps partiel, rémunéré au forfait horaire
+ Contrat « emploi étudiant » régit par le Décret n° 2007-1915 du 26 décembre 2007

Pour effectuer des vacations d’enseignement, un enseignant responsable d’UE de la Faculté des sciences peut vous solliciter au regard de vos compétences. Nous vous invitons à consulter la procédure d’embauche des personnels vacataires d’enseignement.

En tant que personnels de l’Université de Montpellier exerçant une activité principale, vous devrez alors effectuer une demande d’autorisation de cumul.

1 – Vous pouvez déposer votre dossier de demande d’autorisation de cumul* au bureau du pôle de Gestion Administrative et Carrière – GAC – (Bât 6 – du lundi au vendredi de 13h à 16h30) ou l’envoyer par courrier interne à la case courrier 437.

Toute demande incomplète et dans laquelle l’activité secondaire ne serait pas cohérente avec le planning horaire hebdomadaire et les congés saisis dans ADHOC ne pourra pas être traitée.

Justificatifs obligatoires pour toute demande de cumul d’activité :

Le formulaire complété et signé par l’agent et par le N+1 / Le cas échéant, le Directeur de département d’enseignement peut également signer en bas à droite de la page 2,
Le justificatif de l’activité secondaire (mail, convocation, invitation, attestation,…),
– L’imprimé de votre planning bi-hebdomadaire issu d’ADHOC attestant votre quotité et votre amplitude horaire de travail. Votre activité secondaire peut se dérouler hors temps de travail,

– L’imprimé de la page des congés issu d’ADHOC sur laquelle le ou les jours de congés doivent être saisis dès lors que votre activité secondaire se déroule durant votre temps de travail.

2- Après validation de la Direction de la Faculté des Sciences, votre demande sera transmise pour traitement aux services de gestion des personnels titulaires ou agents contractuels de la Direction des Ressources Humaines pour validation et signature du Président.

3- Dès réception de la demande d’autorisation de cumul signée de toutes les parties, en cas d’activité d’enseignement au sein de l’UM, vous devrez consigner votre activité secondaire dans l’application OREC  pour compléter votre dossier.

* Eu égard aux circonstances exceptionnelles, la voie dématérialisée est requise pour transmettre par mail votre demande accompagnée de tous vos justificatifs numérisés à : fds.gestionrh@umontpellier.fr.

Guide rédaction de la fiche de poste
Une fiche de poste est un descriptif de la fonction exercée par un agent dans une structure donnée, en prenant en compte son environnement de travail notamment le service et l’encadrement éventuel.

Eu égard au contexte exceptionnel lié à la crise sanitaire du Covid-19 et sous réserve des nécessités de service, la saisie de la fiche de poste et du compte rendu d’entretien professionnel s’effectuera via l’espace numérique de travail (ENT) au moyen de l’application DEPFOS, (accès : MON DOSSIER/DEPFOS) qui sera accessible en saisie jusqu’au 23 juillet inclus.
Le pôle RH GAC a établi une procédure interne à suivre strictement selon les étapes => Cliquez ici
Vous trouverez la procédure d’insertion d’une signature numérisée dans un fichier pdf ici. (adresse : https://intranet.umontpellier.fr/covid-19-fil-dinfo-dsin/ )
Les documents finalisés devront être transmis uniquement par mail à « fds.gestionrh@umontpellier.fr » avant le 23 juillet ultime délai.

Qui est concerné ?
Sont concernés :
=> Les personnels BIATS titulaires
=> Les personnels contractuels BIATS dont l’ancienneté est supérieure à 6 mois
Sont exclus :
=> Les personnels ayant un contrat d’une durée inférieure à 6 mois
=> Les personnels en contrat d’apprentissage
=> Les stagiaires

Objectif :
La réalisation d’une fiche de poste, s’appuyant sur les référentiels métiers et les projets de service existants, constitue le préalable nécessaire à l’entretien professionnel. Ainsi, chaque agent doit, dès sa prise de fonction, disposer d’une fiche de poste qui sera portée à sa connaissance et qui sera signée par lui-même et son supérieur hiérarchique direct ;

Qui rédige ?
Dans un premier temps, l’agent rédige sa fiche de poste.
Dans un second temps, le supérieur hiérarchique prend connaissance de la fiche de poste de l’agent et fais part de ses remarques et éventuel modification sur la fiche de poste.
Enfin, l’agent et son supérieur hiérarchique reprennent la fiche de poste dans le cadre de l’entretien professionnelle.

Quand ?
La fiche de poste et l’entretien professionnel devront être édités en trois exemplaires originaux chacun pour signature – six documents au total -. Ces documents devront parvenir au pôle GAC RH – bâtiment 6 – signés par l’agent, par le N+1 et le cas échéant par le N+2 pour le vendredi 12 juillet 2019 au plus tard. Ils seront adressés à la Direction des Ressources Humaines de l’Université de Montpellier après signature par la Direction – le Directeur ou par délégation le Directeur Administratif – en qualité de Responsable de structure.

Comment rédiger la Fiche de poste ?
La fiche de poste est rédigée selon la méthode suivante Guide pratique Fiche de poste

Suite à la mise en place du RIFSEEP le 1er janvier 2018, il convient de veiller à ce que les missions ou activités décrites fassent, le cas échéant, référence aux critères éventuellement remplis.
Seul l’agent peut procéder à la saisie de sa fiche de poste. Elle sera vérifiée et validée avec le N+1 en amont de l’entretien professionnel.

 

Guide de l’entretien professionnel

L’entretien professionnel porte sur l’appréciation de la valeur professionnelle de l’agent. Il découle de la fiche de poste, afin de déterminer les objectifs pour l’année à venir et de constater l’état des objectifs à atteindre.

Eu égard au contexte exceptionnel lié à la crise sanitaire du Covid-19 et sous réserve des nécessités de service, la saisie de la fiche de poste et du compte rendu d’entretien professionnel s’effectuera via l’espace numérique de travail (ENT) au moyen de l’application DEPFOS, (accès : MON DOSSIER/DEPFOS) qui sera accessible en saisie jusqu’au 23 juillet inclus.
Le pôle RH GAC a établi une procédure interne à suivre strictement selon les étapes => Cliquez ici
Vous trouverez la procédure d’insertion d’une signature numérisée dans un fichier pdf ici. (adresse : https://intranet.umontpellier.fr/covid-19-fil-dinfo-dsin/ )
Les documents finalisés devront être transmis uniquement par mail à « fds.gestionrh@umontpellier.fr » avant le 23 juillet ultime délai.

Mise en œuvre de l’entretien professionnel :
– Le supérieur hiérarchique direct – N + 1 -, c’est-à-dire le responsable chargé de l’organisation du travail et du contrôle de l’activité de l’agent, doit conduire l’entretien professionnel ;
– L’entretien professionnel est individuel. L’agent doit être informé par écrit au moins 15 jours à l’avance, par son supérieur hiérarchique direct, de la date, de l’heure et du lieu de son entretien professionnel ;
– L’entretien professionnel a pour finalité d’être un moment privilégié d’échange constructif et de dialogue. Il sert à mesurer le travail accompli par l’agent eu égard aux objectifs qui lui ont été assignés lors du précédent entretien annuel et aux conditions réelles d’organisation et de fonctionnement du Département/Service. Les objectifs fixés à l’agent s’inscrivent dans le cadre des objectifs collectifs. L’entretien professionnel sert à mesurer les écarts entre les compétences d’un agent et les exigences du poste qu’il occupe ;
– La qualité et la précision du compte-rendu de l’entretien professionnel sont fondamentales. Cet outil d’évaluation peut être utilisé pour examiner les changements de corps lors de l’établissement des tableaux d’avancement au choix.

Quand ?
La fiche de poste et l’entretien professionnel devront être édités en trois exemplaires originaux chacun pour signature – six documents au total -. Ces documents devront parvenir au pôle GAC RH – bâtiment 6 – signés par l’agent, par le N+1 et le cas échéant par le N+2 pour le vendredi 12 juillet 2019 au plus tard. Ils seront adressés à la Direction des Ressources Humaines de l’Université de Montpellier après signature par la Direction – le Directeur ou par délégation le Directeur Administratif – en qualité de Responsable de structure.

Comment rédiger l’entretien professionnel ?
L’entretien professionnel est rédigé à partir du canevas suivant (lien vers l’entretien professionnel) et, selon la méthode suivante, (lien vers guide de rédaction)

Quel circuit de signature avant de communiquer à la DRH :
1/ Le supérieur hiérarchique direct, qui a conduit l’entretien, appose sa signature ainsi que l’agent.
2/ L’autorité hiérarchique (N+2) appose sa signature après avoir pris connaissance du compte-rendu d’entretien et fait ses éventuelles observations.
3/ Le Pôle GAC soumet les documents à la signature du Directeur d’UFR.

Autres campagnes RH

Campagne télétravail au titre de l’année universitaire 2020-2021 :

– Envoi du document complété « Formulaire-Demande-Télétravail_2020.docx » à votre N+1 au plus tard le : 23 avril 2020
Entretien avec votre N+1 avant le 7 mai,
– Envoi du dossier complet à : fds.gestionrh@umontpellier.fr au plus tard le 8 mai 2020 pour avis et visa de la Direction de la FdS,
– Transmission des dossiers visés à la DRH par le pôle GAC au plus tard le 13 mai 2020.

L’ensemble des pièces fournies par la DRH et les documents réglementaires sont disponible sur l’Intranet : Ici

« Les circulaires et précisions concernant cette campagne sont disponibles sur l’intranet : https://intranet.umontpellier.fr/mouvement-intra-academique-des-personnels-administratifs-des-assistants-de-service-social-des-infirmiers-de-la-filiere-aenes-et-des-personnels-atrf-et-tech-de-la-filiere-recherche-et-formation/

Les candidatures doivent être déposées dans l’application AMIA  – https://amia.phm.education.gouv.fr/amia/Amiadu 30 mars au 14 avril 2020.

La confirmation d’inscription sera accessible sur l’application AMIA du 15 au 20 avril 2020.

Il conviendra d’informer le pôle GAC FdS de votre candidature au plus tard le 20 avril prochain à l’adresse : fds.gestionrh@umontpellier.fr. »

Les campagnes de candidature à la mobilité inter-académique pour les personnels AENES et les ATRF ont eu lieu du 19 février au 20 mars 2020.

Conformément à la circulaire CET 2019, les agents dont le compte présente plus de 15 jours de congés épargnés devront exercer leur droit d’option au moyen de l’application ADHOC et générer l’imprimé correspondant.

Cet imprimé, signé par l’agent ainsi que par son N+1, sera adressé au pôle RH GAC – bâtiment 6 (côté BU) – cc 437 au plus tard pour le 31 janvier 2020. Nous attirons votre attention sur la nécessité de formuler votre choix d’option avant le 31 janvier 2020. Il est rappelé que tous les jours au-delà de 15 jours, y compris ceux maintenus les années précédentes doivent faire l’objet d’un droit d’option :
– une demande d’indemnisation
– et/ou un versement à la RAFP, uniquement ouvert aux agents titulaires
– et/ou au maintien sur le CET dans la limite d’une progression de 10 jours par an

L’ensemble des agents pourra, comme chaque année, consulter le solde de son CET directement sur l’application ADHOC (écran CET).

A défaut d’exercice du droit d’option dans les délais impartis, tous les jours épargnés au-delà de 15 jours seront automatiquement versés au titre de la RAFP « retraite additionnelle de la fonction publique » pour les agents titulaires. Pour les agents non titulaires, ces jours seront indemnisés.

Lien à la page intranet dans laquelle la circulaire et le tutoriel concernant l’application ADHOC pour la campagne 2019 du compte épargne temps sont publiés : https://intranet.umontpellier.fr/campagne-douverture-et-dalimentation-du-compte-epargne-temps-cet-2015-2016/

– Saisie des voeux du 20 avril au 12 mai 2020,
– Envoi de la fiche de voeux au pôle GAC au plus tard le 12 mai 2020,
– Transmission des fiches de voeux visées par la Direction pour le 15 mai 2020.

Contenu en cours de création

Évaluations intermédiaires et finales au fil de l’eau en fonction des statuts.

– Fiche d’appréciation sur la manière de servir à compléter par le N+1, pour envoi au pôle GAC au plus tard le 29 avril 2020.
– Transmission des fiches visées par la Direction à la DRH le 5 mai 2020.

Délibération Conseils d’Administrations (CA)

Période Fermeture établissement 2019 – 2020
Circulaire 2019 -2020 horaires et congés des personnels BIATS