Personnels administratifs et techniques

Dans le cadre de la rentrée universitaire 2025-2026, vous trouverez plusieurs documents d’information transmis par la Direction des Ressources Humaines de notre Université :

• La note de rentrée concernant la Gestion des horaires, congés et absences sur les applications PLANUM et LOGECA ;
• La circulaire relative aux Horaires et Congés des personnels BIATSS pour l’année universitaire 2025-2026 ;
• La circulaire relative à la campagne annuelle de Télétravail – Rentrée 2025/2026 ;
• La Charte UM du Télétravail.

Suite à la publication de la nouvelle circulaire relative aux horaires et congés, il est demandé à chaque agent de re-saisir son planning bihebdomadaire dans PLANUM, en choisissant l’un des régimes horaires suivants, avant le 12 septembre 2025.

– 37h20 par semaine (soit 7h28 par jour en moyenne) ;
– 38h45 par semaine (soit 7h45 par jour en moyenne).

Pour rappel, les plages horaires autorisées en présentiel sont les suivantes :

– Arrivée possible à partir de 7h20 ;
– Départ autorisé à partir de 16h.

Ces plages horaires doivent être respectées conjointement avec le temps de travail hebdomadaire correspondant au régime choisi.

Par ailleurs, nous tenons à procéder à un RAPPEL spécifique des procédures en place au sein de l’Université de Montpellier et de la Faculté des Sciences au titre de :

➤ HORAIRES & CONGÉS :

Congés sur LOGECA – Périodes de fermeture administrative –

Il revient à chaque agent de déposer dès à présent ses congés sur l’application LOGECA pour les périodes de fermeture administrative obligatoire (hiver et été), conformément aux dates indiquées dans l’application :

– Congés de Noël – du vendredi 19 décembre 2025 au soir au vendredi 2 janvier 2026 inclus,

– Congés d’été – du vendredi 24 juillet au soir au mercredi 19 août 2026 inclus.

Cette démarche permet de décompter les jours obligatoires de votre solde de congés.
Nous vous remercions d’anticiper et de vous organiser en conséquence afin de respecter cette obligation.

Présence en cas de nécessité de service

En cas de nécessité de service (ex. : salles de TP, travaux spécifiques, animalerie…), et si votre présence sur site s’avère indispensable pendant une période de fermeture administrative, nous vous invitons à en informer le Pôle GAC dès que possible.

➤ TÉLÉTRAVAIL & ATT :

Dans le cadre de la mise en œuvre de l’organisation liée au Télétravail annuel et et à la demande de Monsieur le Directeur Administratif de notre Faculté, il m’importe de vous rappeler, ci-après, les éléments organisationnels en vigueur au sein de notre Établissement,

– confer lien à la Charte UM du télétravail –

1. Déplacement ou report du télétravail :

Sous réserve des nécessités de service, la journée de Télétravail fixe peut être déplacée au sein de la même semaine ou reportée exceptionnellement dans un délai maximum de deux semaines pour tous les agents.

Cependant, il n’est pas possible de déplacer son Télétravail en raison de la proche concomitance d’un jour férié, d’un jour de congé annuel ou d’un jour d’appui UM.

2. Temps de présence obligatoire sur site :

Chaque agent doit respecter un temps de présence minimale de 2 jours par semaine sur site, quel que soit le nombre de jours télétravaillés.

Si, pour des raisons comme le retour de congés annuel ou de maladie, ces deux jours ne peuvent être assurés, les jours de Télétravail sont annulés pour cette semaine.

À noter que les jours fériés sont considérés comme des jours « travaillés » et sont donc pris en compte dans le régime de l’agent, qu’il soit en Télétravail ou en Présentiel.

3. Jours flottants de télétravail :

Les agents bénéficiant du Télétravail ponctuel disposent de 20 jours flottants par année universitaire.

Ces jours flottants ne sont pas fractionnables en demi-journées et doivent être sollicités au moins 8 jours à l’avance auprès du Supérieur hiérarchique.

Ce dernier se réserve le droit de refuser ou annuler une demande en fonction des nécessités du service.

4. Aménagement du Temps de Travail (ATT) :

Tout agent bénéficiant d’un ATT doit enregistrer deux plannings hebdomadaires sur PLANUM :

• Un planning avec ATT ;
• Un planning sans ATT.

Conformément à la réglementation en vigueur, en cas d’absence supérieure à 0,5 jour (congé) dans une même semaine, l’ATT est automatiquement annulé.
Dans ce cas, c’est le planning sans ATT qui est pris en compte pour la gestion du temps de travail.

=> Important : si votre ATT est accolé à une demi-journée de télétravail, l’annulation de l’ATT entraîne automatiquement la transformation de cette demi-journée télétravaillé en une journée complète en présentiel.

5. VPN et Teams :

Le VPN est obligatoire pour un accès à distance – Article intranet disponible ici,

L’utilisation de application Teams est fortement recommandée.

Le respect de ces dispositions étant indispensable au bon fonctionnement de notre Structure, il vous incombe de veiller à mettre à jour impérativement l’application institutionnelle LOGECA et à saisir vos journées de Télétravail.

Au demeurant et afin de faciliter le suivi et la validation par votre N+1, il est conseiller de procéder aux saisies mois par mois et de venir les modifier lorsque c’est nécessaire.

L’ensemble des documents sont également accessibles via l’ENT, rubrique « Ressources Humaines ».

La Faculté des Sciences a développé depuis 15 ans son accompagnement des agents dans leurs démarches de réussite aux concours.

Depuis septembre 2024 cet accompagnement a été formalisé et organisé par le pôle GAC et les membres de la Direction de la composante.

Tout agent contractuel qui souhaite présenter un concours peut solliciter le pôle GAC – fds.gestionrh@umontpellier.fr , et transmettre ce questionnaire complété pour demander un entretien individuel d’accompagnement.

Cet entretien permettra à l’agent d’organiser son calendrier de préparation, et de poser les questions souhaitées sur les différents concours.

Deux phases de préparation sont mises alors en place, la phase de révision et la phase de préparation de l’épreuve orale.

Si l’agent le demande, un ou si possible deux oraux blancs seront organisés avec les membres disponibles de la Direction.

Si le nombre de demandes est trop important, la priorité sera donnée aux agents contractuels arrivant en fin de droits de renouvellements au vu du dispositif UM de gestion des personnels contractuels.

Deux nouveaux outils (PLANUM et LOGECA) remplacent ADHOC et sont accessibles aux personnels BIATSS titulaires et contractuels sur l’ENT, rubrique « mon dossier ».

• L’application PLANUM (PLANning UM) a pour objet la déclaration des plannings horaires hebdomadaires.
• L’application LOGECA (LOgiciel de GEstion des Congés et Absences) a pour objet le suivi des congés, des autorisations d’absence et des jours de télétravail.

Les référentes pour ces applications sont Mme DIEMERT et Mme PIRAUX, pour les problématiques éventuellement rencontrés vous pouvez vous adresser à : logeca-assistance@umontpellier.fr et
planum-assistance@umontpellier.fr

Pour les agents titulaires et les agents en contrat à durée indéterminée, les jours de congés qui ne peuvent pas faire l’objet d’un versement sur le CET doivent être consommés avant le 31 décembre.

Dans le cas contraire, ils seront perdus : tous les congés acquis durant la période de référence – l’année universitaire – et non pris au 31 décembre suivant feront l’objet d’une remise à zéro dans l’application ADHOC en janvier.

Pour les personnels contractuels sous contrat à durée déterminée, comme stipulé dans leur contrat de travail, le congé annuel doit nécessairement être pris avant la fin de la période d’engagement et ne donne lieu à aucune indemnité compensatrice.

Exercice du droit d’option pour les jours au-dessus du seuil de 15 jours épargnés entre le 1^er janvier 2024 et le 31 janvier 2025.

1ère Campagne de télétravail – entre juin et juillet :

La campagne de télétravail s’opérant entre les mois de juin et juillet est destinée en grande majorité pour le renouvellement des agents titulaires et contractuels bénéficiant déjà du télétravail, et/ou aux agents étant arrivés en cours d’année après le 1er février, pour une prise d’effet au 1er septembre et jusqu’au 31 août.

2ème Campagne de télétravail – entre novembre et décembre :

La seconde campagne de télétravail s’opérant entre les mois de novembre et décembre est destinée aux agents titulaires et contractuels étant arrivés en début d’année pour une prise d’effet au 1er février et jusqu’au 31 août.

Les demandes de télétravail s’opère en ligne avec l’application DématUM, accessible depuis l’ENT UM dans la rubrique « Outils ».

Indeminisation :

Le décret du 26 août 2021, relatif au versement de l’allocation forfaitaire de télétravail, fixe les modalités et conditions de versement de cette indemnité aux agents titulaires et contractuels de la Fonction Publique. Conformément à la réglementation, cette allocation sera versée chaque trimestre à terme échu aux télétravailleurs autorisés par l’établissement (personnels titulaires et contractuels BIATSS). L’indemnisation des jours télétravaillés sera indemnisée tous les trimestres. Le montant de l’indemnisation est plafonné à 282,24€ pour l’année civil 2024. Le calcul du nombre de jour télétravaillé par agent sera automatisé à partir de l’application LOGECA, ce qui permettra aux agents d’être indemnisés sans avoir à en formuler la demande expresse. Quelques précisions suite aux questions que vous nous avez adressées :

• Il convient de saisir les jours de télétravail fixes ET flottants réalisés dans l’outil LOGECA,
• L’indemnité journalière de télétravail est de 2€88 / jour télétravaillé, et de 1€44 par 1/2 journée de télétravail fixe (rappel : les jours flottants ne sont pas fractionnables en 1/2 journée),
• Cette indemnité est réservée aux agents BIATSS titulaires et contractuels de droit public disposant d’une autorisation de l’Université pour le télétravail annuel, ou le télétravail pour raison de santé ou au titre du handicap (le travail à distance n’est pas indemnisé),
• Rappel de la charte du télétravail à l’UM, article 7.1 : « Quelle que soit l’organisation de travail souhaitée par l’une des trois modalités de télétravail, la durée hebdomadaire minimale de présence sur le lieu d’affectation ne peut être inférieure à 2 jours par semaine ».

Télétravail dérogatoire –

Depuis le 24/05/2023, les demandes de télétravail pour raison de santé, état de grossesse, proche aidant se font sur l’application DEMATUM – onglet télétravail dérogatoire.

Si vous souhaitez un accompagnement, nous vous invitons à contacter le service de coordination des missions transverses de la DRH à l’adresse suivante : drh-referent-teletravail@umontpellier.fr. Vous pourrez trouver plus d’informations sur ce lien.

Télétravail handiversité –

Pour les agents titulaires et contractuels qui sont concernés par le télétravail handicap, vous devez nous informer de votre situation, afin qu’un mail informatif vous soit adressé, portant en détail la procédure à suivre.

Les demandes de télétravail handicap ne sont pas liées à une campagne. Ces demandes peuvent être réalisées au fil de l’eau tout au long de l’année. Elles seront validées à la suite d’une commission spécifique. Cette commission se réunit mensuellement.

Si vous êtes un nouvel agent, et que vous souhaitez bénéficier de la campagne télétravail handicap, nous vous invitons à nous contacter, afin de pouvoir vous accompagner dans cette démarche.

Si vous souhaitez un accompagnement, nous vous invitons à contacter le service de coordination des missions transverses de la DRH à l’adresse suivante : dvc-handicap-personnels@umontpellier.fr . Vous pourrez trouver plus d’informations sur ce lien.

La campagne « fiche de poste / entretien professionnel et de formation  » des agents BIATS se déroule de juillet à fin septembre. Les entretiens professionnels et de formation se dérouleront au travers de l’application UMC2 (Université Montpellier Carrière Compétences) qui a remplacé DEPFOS.

Pour rappel, seuls les personnels BIATSS titulaires ainsi que les personnels BIATSS et chercheurs contractuels dont le contrat a une durée supérieure ou égale à 6 mois sont concernés par la campagne.

Les documents pouvant vous aider à préparer votre entretien sont disponibles dans l’article intranet ci-après : https://intranet.umontpellier.fr/campagne-fiche-de-poste-entretien-professionnel-et-de-formation/#more-362970

La saisie des comptes rendus d’entretiens professionnel et de formation s’effectuera via l’espace numérique de travail (ENT) au moyen de l’application UMC2 (accès : « MON DOSSIER » / « UMC2 »). A noter : si la vignette UMC2 ne s’affiche pas dans votre espace ENT, je vous remercie de bien vouloir vous déconnecter et vous ré-authentifier.

Les référentes UMC2 pour les agents et les N+1 de l’UFR Sciences répondront à vos questions sur  fds.gestionrh@umontpellier.fr et veilleront à vous accompagner dans vos démarches.

Compte tenu des activités du pôle en cette période et jusqu’en décembre, nous attirons votre attention sur la nécessité de réaliser votre entretien professionnel le plus rapidement possible.

Par principe, les fonctionnaires et les agents contractuels de droit public doivent consacrer l’intégralité de leur activité professionnelle à leur emploi dans la fonction publique. A titre exceptionnel et sous certaines conditions, ils peuvent exercer une activité accessoire.

Cette activité doit être compatible avec les fonctions qui sont confiées à l’agent et ne pas affecter leur exercice. Elle ne doit pas porter atteinte au fonctionnement normal, à l’indépendance et à la neutralité du service.

Elle se déroule obligatoirement en dehors des heures de service de l’agent.

En fonction du type d’activité secondaire, vous devez faire, au préalable du démarrage de l’activité :

• Soit la Déclaration : Si votre activité est liée à l’enseignement, la formation ou la recherche et si elle se déroule au sein d’un établissement public, une application dédiée est dorénavant disponible pour effectuer votre démarche directement sur l’espace ENT – ICI
• Soit l’Autorisation : Pour d’autres types d’activités, transmettez un formulaire de demande d’autorisation au moins 1 mois avant le début de l’activité. Obtenez l’avis de vos responsables et soumettez-le par e-mail à votre secrétaire de département pour première vérification et transmission au pôle GAC.

La Déclaration :

La procédure est totalement dématérialisée, vous trouverez l’application de déclaration des cumuls d’activités sur l’ENT / Mon dossier.

Pour rappel : la déclaration de cumul d’activités doit être saisie 15 jours au moins avant le début de l’activité envisagée, accompagnée des pièces justificatives (invitation, contrat de travail, lettre de mission…) à télécharger dans l’application en fin de déclaration.

Le service de gestion de la DRH contrôle la demande. L’agent reçoit un mail automatique d’accusé de réception.

Pour les personnels BIATSS, le contrôle du planning et de l’état des congés sera effectué directement sur l’application LOGECA par le service de la DRH.

L’agent reçoit un mail de validation de la demande.

L’autorisation :

Un formulaire de demande d’autorisation renseigné et signé par l’agent doit être transmis 1 mois au moins avant le début de l’activité envisagée, accompagné des pièces justificatives (documents relatifs à l’activité accessoire : contrat de travail, lettre de mission…).

• Je suis personnel BIATSS titulaire : Demande d’autorisation de cumul d’activités
• Je suis personnel BIATSS contractuel-le : Demande d’autorisation de cumul d’activités

Le dossier devra être transmis par mail au pôle RH GAC – fds.gestionrh@umontpellier.fr – au plus tard 5 semaines avant le début de l’activité.

Si l’activité que vous envisagez ne répond pas aux conditions prévues pour les procédures de déclaration ou de demande d’autorisation décrites ci-dessus, vous pouvez obtenir des renseignements auprès de votre service de gestion à la DRH :

Pour les personnels BIATSS : drh-biatss-gest-ind@umontpellier.fr

Pour les personnels contractuels : drh-contractuels-contact@umontpellier.fr  Plus de détails sur l’Intranet : https://intranet.umontpellier.fr/cumul-dactivites-accessoires/

Le « forfait mobilités durables » est un dispositif qui permet aux agents d’être indemnisés au titre de leurs déplacements domicile-travail dès lors qu’ils se déplacent en vélo personnel (ou vélo électrique) ou en covoiturage.

• PERSONNELS CONCERNÉS

 Sont concernés : L’ensemble des personnels rémunérés par l’établissement

Sont exclus : Les personnels non permanents : vacataires d’enseignement, vacataires IA et contrats horaires.

 PERIODES/ECHEANCES

 La campagne est ouverte de début décembre à mi-janvier. Le dossier est à retourner, complété des pièces justificatives, par courrier interne ou par voie dématérialisée au service de gestion RH de l’agent :

 Pour les personnels administratifs :

• par courrier interne : au service de gestion des personnels BIATS case courrier 0416
• ou par courriel à l’adresse : drh-biats-gest-ind@umontpellier.fr

Pour les personnels enseignants (et enseignants non titulaires hospitalo-universitaires) :

• par courrier interne : au service de gestion des personnels enseignants case courrier 0415
• ou par courriel à l’adresse : drh-ens-gest-ind@umontpellier.fr

Pour les agents contractuels administratifs, recherche et enseignants :

ou par courriel à l’adresse : drh-contractuels-gestco@umontpellier.fr

par courrier interne : au service des personnels contractuels, case courrier 7002

La Participation à la Protection Sociale Complémentaire (PSC) est un dispositif qui vise à prendre en charge une partie du coût de la complémentaire santé.

Sont concernés : L’ensemble des personnels rémunérés par l’établissement

Sont exclus : Les personnels non permanents : vacataires d’enseignement, vacataires IA et contrats horaires.